El tiempo es una magnitud física que mide la duración y separación de eventos y, aunque se presenta como una entidad imparcial y uniforme para todos, no todos tenemos la capacidad de gestionarlo de forma eficiente. Surge entonces la sensación de no utilizarlo adecuadamente y de que no extraemos todo su potencial.
Esta noción ya fue captada por Séneca: «No es que tengamos poco tiempo, sino que perdemos mucho». Aunque depende de nuestras metas y la urgencia por alcanzarlas, no debemos perder de vista nuestras propias limitaciones. No obstante, esto no debería obstaculizar nuestra habilidad para aprovechar el tiempo empleado de manera eficaz y provechosa, maximizando así su productividad. Pero, ¿conoces los métodos para lograrlo?
Estrategias para ser más productivos en el día a día
Ser productivo no es solo un concepto aplicable al terreno laboral. También podemos extrapolarlo a nuestro día a día y al desarrollo de tareas cotidianas. Cuanto mejor nos organicemos, más tiempo vamos a tener para practicar algún deporte, descansar o para actividades de ocio. Pero, ¿cómo hacerlo?
1. Restar antes de sumar
Es bastante habitual, especialmente en nuestros momentos de cambio personal, que añadamos nuevos retos a nuestro día a día con el fin de mejorar la salud, la forma física o el bienestar. Así, nos exigimos aumentar la ración de frutas y verduras, acudir más al gimnasio, apuntarnos a clases de meditación o hacer algún curso de idiomas. Sin embargo, si no eliminamos algunas de las obligaciones que ya formaban parte de nuestra rutina, ninguno de los nuevos retos van a ser efectivos. Simplemente nos sentiremos con un menor control del tiempo lo que radicará en una sensación de estar más agobiados, presionados y, por lo tanto, frustrados.
Antes de aumentar la ración diaria de frutas y verduras, quizás será mejor dejar de tomar patatas fritas de bolsa, por ejemplo. Antes de acudir más al gimnasio o de apuntarnos al curso de idiomas, debemos ver qué tareas hacemos durante las franjas horarias en las que tenemos pensado asistir y, si son superfluas, borrarlas de nuestra agenda. De la misma manera sucede con la meditación, de nada nos servirá si no eliminamos algunas relaciones tóxicas previamente.
Esta lógica la podemos aplicar también en el entorno laboral. Tendemos a creer que somos más efectivos cuantas más tareas vamos acumulando. Pero no es así. A veces, es mejor hacer menos pero de forma más centrada. Si lo piensas bien, durante toda una jornada realizamos un sinfín de tareas que no van a ningún sitio, así que es mucho mejor concentrarse en aquellas que suman y no distraen para conseguir nuestras metas u objetivos. O lo que es lo mismo: ocupar tu tiempo por lo verdaderamente esencial.
2. No aceptes responsabilidades futuras que hoy no tomarías
Suele ser una tendencia bastante generalizada y con la que cometemos un gran error. Cuando nos encargan una tarea o, incluso, nos invitan a cualquier evento para un futuro más o menos lejano, solemos perder de vista nuestro «yo presente» para situarnos en el «yo futuro». Es cuando tomamos la decisión de aceptar, aun sin preguntarnos hasta qué punto esa responsabilidad nos corresponde y vamos a poder realizarla.
La técnica perfecta es situarnos en el momento actual para decidir si ahora podríamos realizar esa actividad o acudir a ese evento. Si no podemos porque estamos ocupados o por falta de tiempo, tampoco podremos en un futuro próximo. Es decir, no te cargues de responsabilidad a futuro con algo que en el presente no estarías dispuesto a asumir. De hacerlo, terminarás acumulando tareas, sobredimensionando tus capacidades y sintiéndote frustrado y culpable por no llegar a todo.
3. Encontrar el método adecuado para la productividad
Cada uno de nosotros debe encontrar el método que mejor se ajuste a sus necesidades particulares. No obstante, en este artículo te proponemos una metodología compuesta por 4 pilares fundamentales que podrás adaptar según tus preferencias:
- Identificar los objetivos que se quieren conseguir. Es necesario tener clara la meta a la que se quiere llegar y a partir de ahí, ver cuáles son los caminos que nos van a llevar al destino.
- Ahora es el momento de registrar todos esos pasos, tareas y actividades que nos van a ayudar a completar el trayecto. Una buena práctica es realizar un listado o anotar las tareas en cualquier dispositivo para despejar la mente de un peso innecesario.
- El siguiente pilar consiste en enseñarnos a priorizar cuáles son esas tareas que necesitan más urgencia o mayor dedicación. Para ello, basándonos en la matriz de Eisenhower, tendremos que hacer una valoración para discernir entre nuestro registro de actividades y empezar por aquellas que son urgentes, seguir por las que son importantes, delegar aquellas que tienen menos importancia y eliminar las que no sean necesarias o importantes.
- Organizar el tiempo es el último paso para conseguir una productividad efectiva. Para ello, dividiremos el tiempo de toda la semana creando espacios o bloques dedicados únicamente a la tarea. Es así como se trabajará, de forma ininterrumpida, en franjas de tiempo de entre 30 y 90 minutos en una sola acción.
Distintos métodos y estrategias
En un artículo anterior, hablamos de las distintas técnicas y estrategias que ayudan a mejorar la productividad. Si han sido efectivas para los demás, ¿por qué no van a ser para nosotros? De las más conocidas nos encontramos con Pomodoro, Ivy Lee o Cómete la rana.
Libros recomendados que hablan sobre la productividad
El mundo de la literatura es una fuente inagotable de sabiduría, no es de extrañar que cada vez sean más las publicaciones que se dediquen a enseñarnos el camino para mejorar nuestra vida. Algunas de ellas pueden llegar a convertirse en el recurso perfecto para avanzar y lograr nuestros objetivos.
Entre los que se tienen como temática la productividad, destacamos los siguientes títulos:
- Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey. Un libro guía que nos dirige, de forma eficaz, hacia el camino del éxito.
- Superpoderes del éxito para gente normal del Mago More. En él se dan buenas ideas para formar nuevos hábitos o lo importante que es ponerse en el modo avión.
- Hábitos atómicos: cambios pequeños, resultados extraordinarios de James Clear. A menudo el cambio más mínimo es capaz de conseguir los mejores resultados.
- Qué hace la gente exitosa antes del desayuno: Una guía práctica para organizar tus mañanas de Laura Vanderkam. Si eres de los que te gusta madrugar, te recomendamos este libro en el que la autora define las mañanas como la clave para tomar el control de tus horarios. Según Vanderkam, si las usas sabiamente, podrás construir hábitos que te permitan llevar una vida más feliz y más productiva.
En definitiva, conseguir ser más productivos no es solo una cuestión de acumular tareas y de llenar el tiempo de actividades que en la mayoría de los casos, no tienen un objetivo o sentido claro. Ser productivos es encontrar la eficacia a través de un tiempo bien aprovechado.
Ya lo decía Marco Aurelio: «Si buscas tranquilidad, haz menos cosas, haz lo esencial. Porque la mayor parte de las cosas que decimos o hacemos no son esenciales».
