Conocerás en tu entorno a gente capaz de hacer muchas cosas y aprovechar el tiempo al máximo, mientras que otros van siempre apurados al minuto y nunca tienen tiempo para nada.
El tiempo que tenemos es limitado y saber organizarse bien es la diferencia entre tener tranquilidad o sentirse agobiado.
A continuación, veremos qué es la productividad y qué herramientas tenemos al alcance de nuestra mano para gestionar mejor nuestro tiempo y sentir que aprovechamos bien las horas.
¿QUÉ ES LA PRODUCTIVIDAD?
La productividad es la relación entre los resultados obtenidos y los recursos empleados. Mejorar la productividad te permitirá hacer lo mismo o más, en menos tiempo.
Para incrementar la productividad hay que poner la atención en mejorar la eficiencia. La eficiencia se define como la capacidad de obtener los resultados deseados utilizando los mínimos recursos necesarios. Es decir, sin despilfarros.
La productividad de una empresa puede significar ahorrar dinero y generar ingresos adicionales o todo lo contrario. Por eso, tienen puestos específicos que se dedican a calcular la productividad y a tomar las acciones que permitan aumentar la eficiencia de la organización.
En el ámbito personal también es necesario prestar atención a la productividad porque puede ayudarnos a tener más tiempo y tomar mejores decisiones que nos harán vivir mejor y con mayor tranquilidad.
COMPORTAMIENTOS PARA TENER MÁS TIEMPO
Decir NO
Por naturaleza, sobrevaloramos nuestra capacidad de trabajo a corto plazo y aceptamos más tareas de las que podemos llevar a cabo. Para estos casos hay que aprender a decir «no».
Esto no es fácil y es habitual sentirse incómodo e incluso culpable al decir «no». Es necesario entender que el «no» no significa negar a la persona sino a ser coherentes con nosotros mismos. En este artículo puedes leer sobre cómo decir «NO» con asertividad.
El Minimalismo
El minimalismo es un estilo de vida que te lleva a desprenderte de lo innecesario y a identificar lo realmente importante.
Esto ayuda a introducir orden y simplicidad. Deshacerte de todo aquello de más, libera también a tu cerebro de gran parte de los pensamientos asociados, mejorando la toma de decisiones.
Desconexión tecnológica
La tecnología ofrece grandes ventajas para impulsar la productividad, pero hay que conocer también su lado negativo: los ladrones de tiempo y la desinformación.
Las redes sociales, el whatsapp o el correo electrónico son claros ejemplos que reúnen estas dos características y con la facultad de despistarnos y hacernos perder horas.
Evita que te desconcentren silenciando notificaciones y delimitando su uso a los momentos de descanso.
Pide feedback
La gente de nuestro alrededor puede percibir el nivel de nuestras capacidades sin el sesgo subjetivo que tenemos de nosotros mismos.
Pregunta y podrás darte cuenta de cosas que te hacen perder más el tiempo o en las que eres más efectivo y que no te habías parado a pensar.
Ponle precio a tu tiempo
Darle un valor concreto y realista a tu tiempo te puede ayudar a decidir si te vale la pena invertir ese dinero o no.
Por ejemplo, pongamos que decides que una hora de tu tiempo vale 20€. Cuando vayas a realizar una tarea, piensa en si ese gasto traerá un beneficio asociado por ese valor o superior (no tiene por qué ser dinero, los beneficios pueden ser diversos como salud, amistad, alegría, etc.).
Delega o contrata
A muchos nos gusta hacer las cosas por nosotros mismos. El problema es que cuando empiezan a acumularse, esto significa dedicar más tiempo, trabajar más y posiblemente enfocarse menos en otras tareas.
Libérate de aquellas cosas que otros puedan hacer igual de bien o mejor que tú para centrarte en aquellas que tú haces mejor que el resto.
TÉCNICAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD
Técnica Ivy Lee
El nombre de esta técnica hace honor a su creador Ivy Lee. Se considera una de las mejores técnicas en el área de la productividad.
Debes seguir los siguientes pasos:
- Escribe 6 actividades/tareas que debas realizar al día siguiente (solo 6).
- Desígnales un número según la prioridad que tengan.
- Al día siguiente debes enfocarte en la tarea con mayor prioridad y solo concentrarte en ella hasta terminarla.
- Si al finalizar el día no pudiste culminar todas las tareas que tenías planeadas, pásalas a la lista del día siguiente.
Método Cómete la Rana (Eat that frog)
Este sistema se basa en una frase de Mark Twain: «Cómete una rana a primera hora de la mañana y nada peor te pasará por el resto del día».
Así, este método sostiene que debemos hacer primero aquellas tareas que menos nos gusten o nos resulten más tediosas, pero que sean necesarias.
Puedes combinarlo con la técnica anterior y darles un número que refleje esta nueva prioridad.
La técnica Pomodoro
Este método responde a la dificultad de mantener la atención durante mucho tiempo en una tarea. Por ello, marca fragmentos de 25 minutos (pomodoros) sin distracciones, separados por descansos de cinco minutos para relajarse antes de volver. Después de cuatro pomodoros, puedes tomar un descanso más largo de 30 minutos.
Hay que seguir ciertas reglas para que funcione:
- No estar pendiente del cronómetro.
- No descansar en el mismo lugar de trabajo.
- Eliminar todas las distracciones en esos 25 minutos.
A medida que le cojas el truco, podrás flexibilizar los horarios y adaptar los tiempos de trabajo/descanso a tus preferencias.
Método Kanban
Este sistema surge de David J. Anderson y plantea que una gestión de proyectos y flujos de trabajo en el que las tareas van avanzando en las siguientes listas:
- Pendiente. Tareas sin comenzar.
- En proceso. Se ha empezado a trabajar en ellas.
- Terminada. Tarea finalizada.
Puede haber más columnas, en función de las necesidades. Por ejemplo: «ideas futuras», «presentado», «aprobado», etc.
Este método era usado con post-it en una pizarra. La versión moderna consiste en un tablero digital como Trello.
La matriz Eisenhower
Esta técnica consiste en distribuir las tareas en un cuadro separado en cuatro apartados según importancia y urgencia.
- Importante y urgente: esto debe hacerse de inmediato.
- Importante pero no urgente: esto debe planificarse.
- Urgente pero no importante: esto debe delegarse.
- Ni urgente ni importante: esto debe eliminarse.
Sólo es necesario priorizar correctamente y actuar en consecuencia
Técnica GTD (Getting Things Done)
Desarrollada, puesta en práctica y publicada en el libro «Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity» por David Allen en los años 1980. La traducción del libro al español es «Organízate con eficacia (Getting Things Done)».
Consta de cinco pasos:
- Capturar. Consiste en anotar la información que recibimos, ideas que tenemos, tareas y recados que se nos ocurren.
- Aclarar. Se trata de procesar toda la información y preguntarse si podemos tomar acción al respecto. En caso afirmativo se hace en el momento si lleva menos de dos minutos. Si lleva más se delega la tarea o pospone. Cuando no puedas tomar acción se archiva para un futuro o se elimina.
- Organizar. El tercer paso es organizar las tareas en listas temáticas.
- Reflexionar. Es el momento de revisar y actualizar las listas de tareas para decidir la siguiente acción.
- Actuar. Por último, hay que realizar las acciones para llevar a cabo las tareas.
EN RESUMEN
Ser productivo significa ser capaz de realizar una o varias tareas en poco tiempo. Es decir, ser eficiente.
Para ello hay comportamientos que te ayudarán a ganar foco y evitar distracciones:
- Decir NO a aquellas cosas que no quieras o no puedas realizar.
- Adoptar un enfoque minimalista que libere a nuestro cerebro de estar pendiente de cosas innecesarias.
- Desconectar de las redes sociales durante los momentos de concentración.
- Preguntar cómo ven los demás tu productividad. A veces, algo evidente no lo es a ojos de uno mismo.
- Valorar tu tiempo y ponerle precio es una forma eficaz para evitar desaprovecharlo.
- Delegar o contratar para enfocarte en las cosas más importantes.
También puedes encontrar diversas técnicas que te ayudarán a organizarte y a gestionar mejor el tiempo:
- Ivy Lee
- Cómete la rana
- Pomodoro
- Kanban
- La matriz de Eisenhower
- GTD
Te toca probar y decidir qué forma de mejorar la productividad se acomoda más a tu vida y hábitos diarios. Cualquiera que elijas te ayudará a organizarte mejor y a ganar tiempo. ¡Tu salud te lo agradecerá!
