En un artículo anterior hablábamos de las técnicas y hábitos que pueden ayudarte a ser más productivo y a aprovechar mejor tu tiempo.
Al menos, de manera individual.
Cuando se trabaja en equipo, la eficiencia individual es importante, pero para ser más productivo es preciso combinar más variables.
Por un lado, es importante conocer los diferentes estilos de productividad y por otro, contar con aplicaciones que ayuden con la organización, colaboración e integración de miembros y tareas.
ESTILOS DE PRODUCTIVIDAD
Para entender mejor cómo trabaja cada integrante de un equipo y poder distribuir las tareas de forma más inteligente, hace falta conocer los estilos de productividad.
Estos estilos definen unas capacidades diferenciadoras que hacen a cada uno rendir más y sentirse mejor con su trabajo bajo ciertas circunstancias.
Los cuatro tipos principales de estilos de productividad son:
- El planificador
- El visualizador
- El organizador
- El priorizador
El planificador
El planificador destaca por ser altamente organizado y orientado a los detalles. Los planificadores son disciplinados y tienden a estructurar todas las tareas de cada día.
Gracias a que tienen todo controlado, son capaces de identificar problemas antes de que ocurran y solucionarlos.
Son puntuales y no les gusta perder el tiempo ni andarse con rodeos.
Para que un planificador sea productivo es necesario que tenga sus cometidos bien detallados y disponer de herramientas que le permitan organizarse.
El visualizador
Los visualizadores son personas creativas y tienden a pensar más en el «por qué» que en el «cómo». Su amplio enfoque a la hora de abordar tareas les permite ser buenos creando líneas estratégicas de un proyecto.
Por otro lado, el visualizador es más desorganizado y le cuesta más estar centrado en una única tarea.
Su facilidad para generar ideas puede distraer a todo el equipo por lo que es recomendable que entienda las normas o procedimientos, al mismo tiempo que disponga de un espacio para que se exprese y ayude a visualizar sus ideas.
El planificador y el visualizador suelen hacer buen equipo para sacar proyectos adelante.
El organizador
El organizador es un gran comunicador y tiene muy desarrollada sus habilidades sociales.
Son personas que hacen muchas preguntas, abordan abiertamente sus preocupaciones y les gusta compartir sus sentimientos y escuchar a los demás.
Los organizadores se llevan bien con todo el mundo. Son solidarios y les gusta apoyar a otros. También pueden ser muy persuasivos.
Funcionan bien como parte de un equipo, pero no tanto solos.
El priorizador
Los priorizadores son personas analíticas. Son muy eficaces en la gestión de su tiempo e identificando las tareas de gran valor.
Un priorizador está orientado a objetivos y tienen grandes habilidades para resolver problemas.
Suelen trabajar mejor individualmente que en equipo.
Para maximizar la productividad de un priorizador conviene dejarle que se administre y organice él mismo. Así como minimizar su exposición a organizadores y visualizadores.
HERRAMIENTAS PARA CADA ESTILO DE PRODUCTIVIDAD
Todos los equipos precisan de aplicaciones que les ayuden a interactuar de forma más eficiente.
Si tenemos en cuenta las diferencias de cada uno de los estilos anteriores, podemos destacar algunas herramientas que potenciarán sus capacidades diferenciadoras.
El planificador y el priorizador se verán muy reforzados con aplicaciones que les ayuden a organizarse y gestionar su tiempo.
Un visualizador preferirá herramientas que desarrollen su pensamiento y creatividad.
Por último, un organizador, se sentirá cómodo con aquellas que le den un espacio para relacionarse con otros y poder compartir ideas.
Algunas aplicaciones que pueden ayudar son:
- Todoist es una aplicación para resolver gestiones pendientes, hacer listas de tareas y organizar trabajos de manera grupal. Es sencilla e intuitiva.
- Trello es una herramienta que permite compartir tareas distribuidas en tableros de forma que todo el equipo puede interactuar con ellas y seguir su desarrollo.
- Zapier es una herramienta que permite integrar varias aplicaciones distintas, como por ejemplo Gmail y Slack. Permite a un equipo trabajar de manera más rápida y eficiente si se utilizan muchas aplicaciones.
- Toggl nos permite contabilizar el tiempo que se dedica a cada uno de los trabajos y analiza el rendimiento en cada uno de ellos. Ofrece unos informes detallados que ayudan a ver cuánto nos consume cada tarea y dónde podemos optimizar el tiempo.
- Motivation o Stoa ofrecen citas para reflexionar.
- SimpleMind o MindNode sirven para para hacer mapas mentales.
- Explain everything whiteboard permite dibujar notas sobre el teléfono y hacer esquemas con la posibilidad de añadir elementos multimedia.
- Slack ayuda al equipo a organizar diferentes proyectos y tareas y con un canal de comunicación propio.
EN RESUMEN
Los cuatro estilos de productividad aportan algo único al equipo de trabajo.
Saber orientar a cada uno de ellos es fundamental para que el equipo sea más productivo y cada uno esté más motivado.
El planificador y el priorizador trabajan bien solos. El primero es muy bueno ejecutando tareas y resolviendo problemas. El segundo analizando y distribuyendo.
El visualizador es capaz de ver las necesidades y de dar sentido a un proyecto. Pero necesitará a un buen planificador que le ayude a darle forma.
El organizador tiene la facilidad de convencer y de promover un buen ambiente de trabajo.
Si bien, ninguno de estos estilos es mejor que los demás, es importante comprender las circunstancias que mejoran el rendimiento de cada uno y buscar un equilibrio entre ellos para que un equipo sea eficaz. ¡Tu salud te lo agradecerá!
